Trong Word có tính năng mail merge trộn thư, email, hợp đồng, phiếu lương, thông tin để soạn nội dung hàng loạt với những nội dung giống nhau mà bạn không nhất thiết phải nhập thủ công, tiết kiệm chi phí thời hạn và thao tác triển khai. Tính năng trộn email có trên toàn bộ những phiên bạn dạng Word từ Word 2007 đến Word 2019. Nội dung bài viết tiếp sau đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách dùng tính năng mail merge trong Word.
- Cách trộn văn bạn dạng, trộn thư Mail Merge Word 2016
Hướng dẫn dùng mail merge trong Word
Trước hết bạn cần sẵn sàng file Excel với danh sách khá đầy đủ tên và file Word mẫu thư mời, hoặc nội dung cần trộn thư.
Bước 1:
Tại giao diện Word có mẫu đơn bạn nhấn vào mục Mailings rồi nhấn tiếp vào mục Start Mail Merge hiển thị dưới. Tiếp tục nhấn vào mục Step-by-Step Mail Merge Wizard.
Bước 2:
Trong giao diện hiển thị quá trình triển khai, trước tiên bạn lựa chọn loại thư mà chúng ta đang soạn gồm:
- Letters: Kiểu thư mời.
- E-mail messages: Email.
- Envelopes: Phong thư.
- Labels: Thư theo nhãn.
- Directory: Thư theo danh mục.
Sau đó bạn nhấn tiếp vào chữ Next.
Bước 3:
Trong bước này, các bạn sẽ chọn mẫu thư để trộn văn bạn dạng, gồm:
- Use the current document: Sử dụng mẫu thư đang mở.
- Start from a template: Dùng mẫu thư trong Word.
- Start from existing document: Dùng những mẫu thư đã có hoặc đã tạo lưu trong Word.
Nhấn tiếp Next để chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 4:
Ở bước này chúng ta chọn dữ liệu được lấy từ file Excel chứa danh sách tên. Nhấn Browse… để chọn file Excel.
Lúc này hiển thị giao diện trong Word với những sheet tài liệu Excel. Nhấn vào sheet chứa dữ liệu muốn sử dụng rồi nhấn OK để tiếp tục.
Lúc này sẽ hiển thị khá đầy đủ nội dung những cột có trong file Excel, bạn tích chọn hoặc bỏ tích vào những thông tin trong giao diện. Nhấn OK để tiếp tục. Sau đó nhấn vào Next để chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 5:
Trong bước này sẽ sở hữu được tùy chọn viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong thư trộn với trường hợp bạn chưa viết xong mẫu. Nếu mẫu đã viết hoàn hảo thì bỏ qua bước này, nhấn vào Next để tiếp tục.
Bước 6:
Ở bước này bạn nhấn vào vị trí muốn chèn nội dung, sau đó nhấn vào nút Insert Merge Field rồi chọn trường muốn lấy, trước hết là tên người.
Lúc này sẽ hiển thị tên trường, để hiện luôn luôn tên người thì bạn nhìn sang cột nội dung ở cạnh phải, nhấn vào mũi têntại Recipient để thay đổi những mục trong danh sách. Ngay lập tức hiển thị tên người muốn điền vào danh sách.
Tiếp đến bạn nhấn xuống nội dung khác ở dưới để điền thông tin, chúng ta cũng nhấn vào Insert Merge Field rồi chọn trường điền nội dung, ở đấy là chức vụ. Sau đó sẽ hiển thị tên chức danh ứng với tên trên như file Excel. Bạn nhấn vào mũi tên tại Recipient thì nội dung những trường thay đổi ngay sau đó.
Lúc này chúng ta cũng có thể nhấn in ngay giấy mời là xong.
Sau cuối nhấn Next để hoàn thành quy trình trộn thư trong Word.
Bước 7:
Sau khoản thời gian đã hoàn thành xong thì bạn nhấn vào nút Finish & Merge rồi chọn Send Email Messages ở dưới.
Sau đó bạn điền nội dung email muốn gửi rồi nhấn OK để tiến hành mở Outlook trên máy tính và gửi email qua Outlook. Trong trường hợp dùng Gmail thì bạn phải lưu lại thành file doc riêng lẻ rồi gửi email.
